Préambule
L'intelligence artificielle transforme nos méthodes d'apprentissage, de production et de collaboration. H3 s'engage à en promouvoir une utilisation responsable, éthique et transparente, en conformité avec les obligations légales (RGPD, AI Act, recommandations de la CNIL) et sa charte informatique interne.
Cette charte définit un cadre clair pour encourager les usages raisonnés de l'IA, tout en prévenant les risques liés à la confidentialité, aux biais, aux erreurs et aux usages non maîtrisés.
01Objectifs
- Encadrer les usages de l'IA (formation, évaluation, recherche, gestion, production)
- Garantir la transparence, la qualité des productions et le respect des données
- Prévenir les risques liés à la confidentialité, aux biais, aux erreurs ou aux usages non éthiques
- Favoriser une culture commune de l'IA en soutenant la montée en compétence des salariés, apprenants et intervenants
- Favoriser une culture commune de l'IA et développer les compétences numériques des apprenants
- Protéger les données personnelles, la propriété intellectuelle et l'intégrité des infrastructures
02Publics et Périmètre
- Public : Tous les salariés/apprentis, prestataires/sous-traitants, stagiaires
- Périmètre : Tout système IA générative, d'analyse automatisée ou de développement assisté.
- Assistants IA génératifs (texte, image, vidéo, audio)
- Tout apprenant inscrit dans une formation H3, en présentiel ou en alternance
Exemples d'outils concernés (liste non exhaustive)
Assistants conversationnels, correcteurs rédactionnels assistés par IA, outils de génération d'images ou de code, plateformes de synthèse vocale, outils de reconnaissance faciale ou documentaire. Cette liste évolue avec les avancées technologiques. Consultez l'équipe IT pour toute question sur un outil spécifique.
035 Piliers fondamentaux
Responsabilité
Chaque utilisateur est responsable des contenus produits, même assistés par IA. Validation humaine obligatoire avant toute utilisation officielle.
Un apprenant utilise l'IA pour structurer son mémoire, mais valide et assume le contenu final.
Données & Sécurité
Interdiction de traiter des données sensibles, personnelles ou confidentielles via des outils IA non approuvés. Anonymisation systématique requise.
Un salarié anonymise les noms des candidats avant d'utiliser un outil d'IA pour analyser des CV.
Un apprenant remplace les noms de ses contacts d'entreprise par des pseudonymes avant toute saisie dans un outil IA.
Esprit critique
L'IA doit renforcer la réflexion, non la remplacer. Son utilisation doit rester consciente et raisonnée.
Un formateur utilise l'IA pour explorer des idées pédagogiques, puis adapte le contenu à son public.
Transparence
L'usage de l'IA doit être mentionné dans toute production officielle (livrables, travaux académiques, documents administratifs).
Un étudiant indique en annexe : « Ce travail a été assisté par IA pour la structuration des idées. »
Éthique
Usage raisonné et mesuré, cohérent avec les valeurs d'H3. Interdiction d'usages discriminatoires ou biaisés.
Un outil d'IA est évalué pour détecter des biais avant d'être utilisé dans un processus RH.
04Cadre légal et RGPD
Respect strict du RGPD
Aucune donnée personnelle ou identifiante (nom, contact, santé, opinions, biométrie, etc.) ne doit être saisie dans un outil IA non approuvé et non couvert par un contrat de traitement RGPD. Anonymisation obligatoire (« Madame X », « un collaborateur »).
Classification des données
| Niveau | Description | Autorisation IA |
|---|---|---|
| Public | Informations librement accessibles au public | ✅ Autorisé |
| Interne | Informations à usage strictement interne | ⚠️ Avec précaution |
| Confidentiel | Informations sensibles ou stratégiques | ❌ Interdit |
| Secret | Données personnelles, secrets commerciaux | 🚫 Strictement interdit |
05Sécurité informatique
- Ne pas installer d'outils IA non autorisés sur les postes ou serveurs d'H3
- Ne pas contourner les protections réseau (pare-feu, proxy)
- Ne pas utiliser l'IA pour produire du code malveillant ou des outils non autorisés
- Ne pas utiliser l'IA à des fins illicites ou contraires à l'éthique
- Toute utilisation d'IA doit être conforme à la charte informatique interne d'H3
06Enjeux environnementaux
Les modèles d'IA générative consomment significativement plus d'énergie qu'une requête web classique. Cette empreinte énergétique varie selon les modèles et les usages.
Usage sobre
Limiter l'IA aux cas pertinents contribue à réduire l'empreinte numérique d'H3. Privilégiez les outils légers lorsqu'une IA générative complète n'est pas nécessaire.
07Usages autorisés
Salariés & Intervenants
Usages généraux autorisés
- Reformuler des emails, notes ou documents
- Synthétiser des comptes-rendus, automatiser des tâches simples
- Explorer des notions, structurer des trames pédagogiques
- Génération d'idées, brainstorming
- Assistance au développement (code, débogage, docs)
- Apprentissage des langues, correction rédactionnelle
- Création de supports pédagogiques
- Simulation d'entretiens professionnels
- Veille technologique et recherche documentaire
Spécifique aux apprenants
- Utiliser l'IA comme outil d'entraînement (simulations, exercices, quiz)
- S'appuyer sur l'IA pour comprendre un concept ou un cours, en vérifiant systématiquement les informations
08Usages interdits
Pour tous les publics
- Saisir des données nominatives/confidentielles dans un outil non approuvé
- Évaluer ou noter un apprenant/collaborateur via l'IA (jugement humain obligatoire)
- Diffuser un contenu IA sans relecture et validation humaine
- Usurper une identité ou produire des contenus trompeurs (deepfakes, faux documents)
- Fraude académique/professionnelle, biais ignorés, outils non conformes RGPD
- Stockage de données hors UE sans autorisation
Spécificités pour les apprenants
- Interdiction de générer intégralement un mémoire, rapport, devoir ou QCM sans mention explicite
- Interdiction de copier-coller du contenu généré sans retravail ni citation appropriée (plagiat)
- Interdiction de contourner une évaluation pédagogique
- Interdiction de diffuser des contenus non vérifiés (désinformation, deepfakes)
09Obligations de transparence
La mention de l'usage de l'IA est obligatoire dans les productions officielles :
| Public | Niveau d'exigence | Exemple de mention |
|---|---|---|
| Salariés / Intervenants | Mention en pied de document ou dans le corps du texte | « Document assisté par IA, relu et validé par [Nom]. » |
| Apprenants | Mention formelle obligatoire (annexe ou encart dédié) | « Ce travail a été structuré avec l'aide de [outil IA]. Le contenu a été intégralement relu et adapté par l'auteur. » |
10Encadrement en entreprise pour les apprenants
Priorité
Les règles internes de l'entreprise d'accueil priment sur la présente charte. En l'absence de politique propre à l'entreprise, les présentes règles s'appliquent par défaut.
- Respecter la politique IA de l'entreprise d'accueil
- Ne jamais exposer des données confidentielles de l'entreprise à un outil IA public
- Déclarer les outils IA utilisés si l'entreprise le demande
11Sensibilisation et accompagnement
H3 accompagne ses équipes dans le développement d'un usage responsable de l'intelligence artificielle. À ce titre, H3 s'engage à :
- Sensibiliser aux bonnes pratiques et développer l'esprit critique face aux contenus générés par l'IA
- Accompagner l'intégration de l'IA dans les pratiques pédagogiques et professionnelles
12Gestion des incidents et sanctions
Tout incident (fuite de données, contenu inapproprié, erreur significative) est signalé au manager et au Responsable RSI, avec implication du DPO si nécessaire, et analysé sous 30 jours.
- Le non-respect de la présente charte est apprécié selon le statut de la personne concernée et la gravité du manquement.
- Signalement au formateur référent et au Responsable RSI
| Public concerné | Régime applicable |
|---|---|
| Prestataires / intervenants extérieurs | Se référer au contrat de prestation en vigueur. Selon la gravité du manquement, cela peut aller jusqu'à la rupture du contrat. |
| Salariés | Se référer au règlement intérieur. Selon la gravité du manquement, la sanction peut aller d'un simple rappel à l'ordre jusqu'au licenciement pour faute. |
13Sanctions
Les apprenants relèvent du règlement intérieur de la formation et du code de l'éducation.
Apprenants — Règlement intérieur & Code de l'éducation
| Type de manquement | 1re infraction | Récidive |
|---|---|---|
| Oubli de mention de l'usage de l'IA | Avertissement du formateur | Avertissement écrit du responsable pédagogique |
| Usage non autorisé lors d'une évaluation | Note de 0 à l'épreuve | Note de 0 + convocation conseil de discipline |
| Fraude académique (mémoire, rapport généré intégralement) | Note de 0 + signalement au responsable pédagogique | Exclusion temporaire ou définitive |
| Divulgation de données confidentielles de l'entreprise d'accueil | Signalement immédiat au tuteur et à H3 | Exclusion de la formation + information de l'entreprise |
Salariés — Procédure disciplinaire & Code du travail
| Type de manquement | 1re infraction | Récidive |
|---|---|---|
| Oubli de mention dans un livrable officiel | Rappel à l'ordre oral | Avertissement écrit |
| Utilisation d'un outil non approuvé avec des données internes | Avertissement écrit + formation obligatoire | Mise à pied disciplinaire |
| Saisie de données personnelles/sensibles dans un outil non sécurisé | Mise à pied conservatoire + enquête interne | Jusqu'au licenciement pour faute grave |
| Fuite avérée de données personnelles ou confidentielles | Mise à pied conservatoire immédiate + déclaration CNIL (72h) | Jusqu'au licenciement pour faute grave ou lourde |
| Usage frauduleux ou malveillant (deepfake, usurpation, code malveillant) | Mise à pied conservatoire immédiate + enquête interne | Licenciement pour faute lourde + poursuites judiciaires possibles |
Note procédurale
Toute procédure respecte les dispositions légales applicables (convocation, entretien préalable, délai de réflexion). Les sanctions sont indicatives et proportionnées aux circonstances. En cas de doute sur un usage : consulter son manager ou l'équipe IT en amont.
Note
Les sanctions sont indicatives et proportionnées aux circonstances. Toute procédure respecte le règlement intérieur de la formation et le code de l'éducation. En cas de doute sur un usage : consulter votre formateur ou l'équipe IT en amont.
14Entrée en vigueur
- La charte entre en vigueur dès sa diffusion officielle et évoluera avec la réglementation (AI Act) et les besoins internes
Conclusion — L'IA est une opportunité majeure pour apprendre, créer et développer des compétences. Son utilisation au sein d'H3 doit rester responsable, transparente et sécurisée. Elle ne remplace pas l'apprentissage, l'expertise ou le discernement humain. Elle doit rester un outil au service de la réussite et de l'excellence pédagogique d'H3.
FAQ
🎓 Pour les apprenants
Puis-je utiliser l'IA pour rédiger mon mémoire ou rapport de stage ?
- Interdit si vous générez intégralement le contenu avec l'IA.
- Autorisé : utiliser l'IA pour structurer vos idées, corriger la grammaire ou illustrer un propos.
- Obligation : mentionner clairement l'usage de l'IA dans le document.
- Sanction si non mentionné : note de 0 pour plagiat.
Puis-je utiliser l'IA pour comprendre un cours ou un concept ?
Oui, c'est même encouragé ! Pensez à toujours vérifier les informations obtenues, car les outils d'IA peuvent produire des erreurs ou des imprécisions.
Puis-je utiliser l'IA pour corriger mes fautes d'orthographe ou de style ?
- Oui, mais relisez toujours le texte final.
- Adaptez le style à votre propre voix.
- Mentionnez l'usage de l'IA si le document est officiel (rapport, mémoire).
Puis-je utiliser l'IA pour générer du code pour mon projet ?
- Oui, à condition de comprendre le code généré et de le tester avant utilisation.
- Interdit : copier-coller sans compréhension (risque de bugs ou de failles de sécurité).
- Pour les projets H3 : faire valider par un responsable technique.
Puis-je utiliser l'IA pour répondre à un examen ou un QCM ?
Non, sous aucune forme. Sanction immédiate : note de 0 + signalement au responsable pédagogique. En revanche, l'IA peut être utilisée pour réviser en dehors des évaluations.
Que faire si je ne suis pas sûr qu'un usage est autorisé ?
Demander à votre formateur ou à l'équipe IT avant de procéder. En cas de doute, ne pas utiliser.
💼 Pour les salariés et intervenants
Puis-je utiliser l'IA pour analyser des données clients ou RH ?
- Non, sauf si les données sont anonymisées ET si l'outil est approuvé par H3.
- Autorisé : analyser des tendances générales sur des données anonymes.
- Interdit : saisir une liste de clients avec leurs coordonnées dans un outil non approuvé.
Puis-je utiliser l'IA pour rédiger un email professionnel ?
- Oui, mais relisez et personnalisez le texte.
- N'incluez pas de données sensibles dans le prompt (numéros de contrat, informations RH, etc.).
Puis-je utiliser l'IA pour évaluer un apprenant ou un collaborateur ?
- Non. L'évaluation doit rester humaine.
- Autorisé : utiliser l'IA pour préparer des grilles d'évaluation ou des critères, mais pas pour noter.
Puis-je utiliser l'IA pour automatiser des tâches administratives ?
- Oui, si les données traitées ne sont pas sensibles et si l'outil est approuvé.
- Autorisé : classer des emails, générer des rapports de présence (sans données personnelles).
- Interdit : automatiser la gestion des paies avec un outil non sécurisé.
Que faire si je découvre un biais dans un outil d'IA utilisé à H3 ?
Signaler immédiatement au Responsable RSI et au DPO. L'outil sera suspendu et évalué avant toute réutilisation.
Signatures
La présente charte est portée par la direction d'H3 et s'applique à l'ensemble des personnes concernées. Le volet de signature varie selon le statut.
🏛️ Engagement institutionnel
Signature de la Direction
En signant cette charte, la direction d'H3 s'engage à mettre en œuvre les conditions nécessaires à son application : formation, accompagnement, mise à jour annuelle et respect des droits de chacun.
H3 s'engage à former ses équipes et ses apprenants aux usages responsables de l'IA, à accompagner l'intégration de l'IA dans les pratiques professionnelles et pédagogiques, à mettre à jour cette charte au minimum une fois par an, et à traiter équitablement toute situation impliquant l'IA, dans le respect des droits de chacun.
Signature
Espace réservé à la signature manuscrite ou électronique
✅ Signature enregistrée. Ce volet peut être imprimé ou archivé.
Engagement du salarié ou intervenant
En signant cette charte, le salarié ou intervenant reconnaît en avoir pris connaissance et s'engage à en respecter les dispositions dans le cadre de ses activités professionnelles au sein d'H3. Cette signature peut valoir avenant au contrat de travail ou à la lettre de mission selon les situations.
Je reconnais avoir lu et compris la présente charte. Je m'engage à respecter les règles relatives à la protection des données, à la transparence sur l'usage de l'IA, à la sécurité informatique et à l'éthique professionnelle définies dans ce document.
Signature
Espace réservé à la signature manuscrite ou électronique
✅ Engagement enregistré. Ce volet peut être imprimé ou transmis au service RH.
Engagement de l'apprenant
En signant cette charte, l'apprenant reconnaît en avoir pris connaissance et s'engage à en respecter les dispositions dans le cadre de sa formation à H3. Si l'apprenant est mineur, la signature d'un représentant légal est requise.
Je reconnais avoir lu et compris la présente charte. Je m'engage à utiliser l'IA de façon honnête et transparente, à ne jamais frauder une évaluation, à protéger les données confidentielles de mon entreprise d'accueil, et à signaler tout usage douteux à mon formateur.
Signature de l'apprenant
Espace réservé à la signature de l'apprenant
✅ Engagement enregistré. Ce volet peut être imprimé ou transmis au secrétariat pédagogique.